Dizem que o cérebro de uma empresa é o setor financeiro, já que a partir dele são feitos todos os investimentos e controle dos faturamentos.
Sem uma rotina bem estabelecida para o setor financeiro, todas as áreas da empresa serão prejudicadas.
Neste post, você encontrará mais informações sobre o tema e receberá valiosas dicas para fazer a sua rotina financeira de forma correta. Vamos lá!
A importância do setor financeiro
Para começar, é por meio dessa área que são efetuados os pagamentos de fornecedores, de impostos, análise de todos os gastos, recebimento dos clientes, pagamento de associados e funcionários, apuração dos lucros e das metas.
Para trabalhar no setor, é fundamental que a pessoa seja focada e organizada, de modo a não deixar nada escapar de sua observação.
Mais do que isso, o novo empresário busca também inovação no setor financeiro. Métodos que permitam simular diversos cenários e seus resultados, para evitar prejuízos e perdas relevantes.
A partir da projeção de preços e no cálculo do impacto positivo e negativo que poderá gerar, o empresário poderá tomar decisões mais precisas e seguras sobre os rumos de seu empreendimento.
Como podemos perceber, a área financeira deve possuir um espaço fundamental nas suas análises e planos de ação.
Como é a rotina do setor financeiro?
Como o setor financeiro requer uma responsabilidade maior de controle pela sua importância, fica vinculado à direção geral, para organizações maiores, e ao dono do negócio, para empresas menores.
Empresas maiores costumam ter subdivisões como controladoria, tesouraria e contabilidade.
Por outro lado, as de menor porte agregam todas essas funções em uma ou duas pessoas, além da administração concreta do negócio.
O responsável pela saúde financeira da empresa é determinante para o seu sucesso, pois o rigoroso controle e gerência influencia todas as equipes.
Como detém o controle gerencial para tomada de decisões, só após sua análise é possível saber, se há disponibilidade de contratar um novo funcionário, por exemplo.
E não paramos por aí, podemos saber os recursos para comprar novos materiais, injetar dinheiro em campanhas publicitárias, na aquisição de novos produtos, expansão de novos negócios e filiais etc.
Um bom controle financeiro e econômico só se permite ousar a partir de um bom planejamento e consciência real de quanto a empresa tem em caixa e sua perspectiva de futuro.
É ali também que há gerência de cortes de supérfluos, redução de custos fixos e pesquisa de preços.
A rotina é a melhor aliada do financeiro, que deve segui-la com rigor. E quando se fala em rotina, significa ter tudo organizado, planejado e controlado.
Cumprir tarefas diárias como controlar e emitir fluxo de caixa, cumprir prazos com rigor, manter contato permanente com os bancos, elaborar e emitir dados para otimizar o negócio, manter o contato com fornecedores, entre outros.
Isso evita perder prazos, erros contratuais, esquecimentos de datas de pagamento, lançamentos e até de cobranças.
Sugestões de organização de rotina para o setor financeiro
O gestor do setor pode usufruir de um ou mais recursos, para maior controle e organização da área.
E pensando nisso, selecionamos 9 formas de você otimizar os resultados do seu financeiro, confira!
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Controle financeiro;
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Controle do estoque;
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Gestão do Fluxo de Caixa;
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Apuração de toda a movimentação bancária;
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Planejamento;
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Organização pessoal;
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Contas pessoais x empresariais;
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Atenção aos maus pagadores;
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Análise mensal do setor;
À seguir, vamos detalhar cada uma destas rotinas.
1. Controle financeiro
Seja qual for a formatação escolhida para a empresa, o setor deve ter o máximo de controle sobre todas as suas atividades.
Uma sugestão para isso é a de incluir o preenchimento diário, adequado e completo de planilhas, relatórios e softwares de gestão.
Dessa forma, haverá total noção das contas a serem pagas, para evitar atrasos que prejudiquem o fornecimento de algum material e de serviços, cortes, pagamento de juros e taxas, impostos e boletos duplicados…
Com isso, é possível otimizar as contas da empresa como um todo e das atividades do setor financeiro, em particular.
2. Controle total do estoque
Para ter a exatidão de todo o material disponível, assim como seu faturamento, seu tempo de compra e prazo de entregas, a dica é que você mantenha mecanismos de controle bastante simples e eficientes.
Você pode usar desde planilhas para marcação de quantitativos de estoque, entradas e saídas etc; até uma leitura digital dos itens, com codificação, para que não haja qualquer perda.
Para te ajudar nesse processo, deixarei aqui um Guia Completo de Gestão de Estoque para você!
3. Consciência do fluxo de caixa
Com os valores corretos de entrada e saída, você terá o valor real da movimentação financeira da empresa e de seu lucro.
Aqui – como uma extensão do item anterior – a sugestão é a de manter o controle com os dados emitidos pelo setor comercial, junto ao financeiro.
Juntos, os responsáveis operarão esses dados e observarão com clareza o quanto a empresa está arrecadando, com base em seu fluxo de vendas.
Além disso, a união desses dois times pode acarretar em uma análise mais refinada, como por exemplo, quais produtos não têm saída e precisarão ser liquidados, interrompidos e/ou reposicionados.
4. Consciência de toda a movimentação bancária
É importante ter um cuidado com o capital de giro, investimentos, aplicações e financiamentos. Tudo devidamente anotado, agendado, sem esquecer-se de nenhum detalhe que pode causar uma cadeia de prejuízos.
Para tal, aplicativos como os de agendas digitais serão de suma importância, para que não se percam datas.
Evitando assim, o pagamento de multas…
5. Planejamento
Quando se tem planilhas corretas e diariamente organizadas, o planejamento do futuro pode realmente ser viável.
Com uma visão real sobre sua situação financeira, com seu desenvolvimento, custos, lucros e prejuízos, pode se preparar com antecedência para problemas previsíveis.
6. Organização pessoal
Uma mesa cheia de papeis não é sinônimo de competência.
Pode ser exatamente o contrário, mostra que a pessoa não consegue guardar seus documentos nos locais adequados e nem separar tudo para que seja encontrado rapidamente.
Papéis soltos são fáceis de ser extraviados, o que pode causar prejuízos…
A dica é organizar tudo diariamente. Ao pegar um ou mais documentos, guarde-os assim que terminar a tarefa para evitar que se percam ou que acumulem.
Deixe suas planilhas abertas no computador para manter todas as anotações feitas imediatamente, salvando sempre para evitar que se percam.
Tenha pastas para organizar a documentação por mês, ano, importância.
7. Contas pessoais x empresariais
É comum que empresas menores misturem as finanças pessoais de seus sócios aos valores da empresa.
Isso é um grande erro que pode deixar todo o setor descontrolado e gerar um caos de grandes proporções ao negócio.
Não use a conta da empresa para pagar contas pessoais ou pegar dinheiro para gastos cotidianos.
O mais correto é que mesmo o dono estabeleça um valor fixo de recebimento mensal, chamado de pró-labore.
8. Atenção aos maus pagadores
Sem receber pelos seus produtos e serviços, a empresa decreta falência.
Com um risco tão grande, o setor financeiro deve ter uma análise de crédito rigorosa antes de fazer vendas faturadas, para evitar entrar em golpes ou mesmo vender para pessoas com péssima situação financeira.
No cadastro do cliente, pode haver um item informando a sua situação. Se ele é bom pagador, se teve algum atraso ou se há pendências. Isso ajuda avaliar suas próximas vendas.
Estabeleça prazos e mantenha tudo em planilhas para ter exata noção de quando o valor foi quitado ou se está pendente, para que então seja feita a cobrança.
Para cobrar, em caso de inadimplência, é importante estabelecer prazos, multas e juros até ter o primeiro contato com o cliente.
9. Análise mensal do setor
É fundamental ficar atento ao mercado financeiro para não ter surpresas.
Puxando relatórios mensais para avaliar o desenvolvimento da empresa naquele período, é possível identificar os erros e acertos das estratégias usadas, se as metas foram batidas, tudo para dar o próximo passo no mês seguinte.
Muitas empresas não fazem esse tipo de análise detalhada com constância, sobretudo as de menor porte.
Faça dessa análise uma rotina, para ter exata noção dos rumos que a empresa esta tomando e saber com certeza o que poderá ser feito no futuro.
Softwares de Gestão Financeira
Não faz mais sentido que o setor financeiro faça suas anotações manualmente. Na verdade, até as planilhas como Excel já estão obsoletas.
Com os avanços tecnológicos, as empresas de pequeno, médio e grande porte estão aderindo a softwares de gestão financeira.
Há diversos tipos de softwares no mercado, desde específicos para ramos de atividade até os que focam apenas nas áreas administrativas e financeiras, em sua maioria são de fácil utilização.
Oferecem, entre outros benefícios: controle de folha de pagamento, emissão de nota fiscal, logística, impostos, contas a pagar e podem emitir relatórios específicos de cada item. A maior parte tem equipe técnica disponível para reparos e treinamento da equipe.
É o mecanismo ideal para otimizar as rotinas financeiras e tornar tudo muito mais completo e objetivo.
O valor é acessível e alguns usam o sistema na nuvem para salvar as informações. Isso impede que o material se perca com vírus, danos em equipamentos e acesso de pessoas não identificadas.
Agora que você entende como funciona de forma correta a área financeira. Te convido a assistir o nosso Webinar mostrando como maximizar a lucratividade do seu negócio!
Muito bom, obrigada pelas dicas!
Obrigado Bruna!
Muito bom, obrigada pelas dicas.