Ter controle do caixa da empresa é fundamental para equilibrarmos as contas do negócio.
Quando não realizamos esse processo de controle de entradas e saídas, estamos aumentando a exposição ao risco financeiro, como endividamentos, por exemplo.
Uma situação comum de quem precisa fazer o controle do caixa o quanto antes é quando temos uma empresa que fatura, mas falta dinheiro para pagar os boletos.
Parece um pouco surreal, concorda?
É por isso que neste artigo, eu vou te ajudar a ter controle do seu fluxo de caixa!
Passo a passo para fazer o controle de caixa
Abaixo, preparei uma série de passos que você precisa seguir para controlar o seu caixa.
De antemão você pode baixar a nossa planilha de controle financeiro e ir acompanhando todas as etapas em paralelo.
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Defina um período para análise
Quando falamos sobre controle do fluxo de caixa, precisamos ter uma visão controlada do período que estamos analisando.
Assim podemos interpretar os dados levantados para tomar decisões que nos ajudarão no futuro.
Você pode fazer o controle de caixa diariamente, semanalmente, mensalmente… a periodicidade você define, mas recomendamos que o faça de forma constante e menos espaçada.
A fim de evitar que algum valor seja esquecido, como acontece em muitos casos.
Registre todas as entradas e saídas
O segundo passo para controlar o caixa da empresa é saber o que entra e o que sai do caixa.
Você pode anotar em um documento ou planilha todas as obrigações da empresa que você precisa pagar e todos os direitos que você deve receber.
Aqui vai uma breve lista de entradas e saídas para te ajudar.
| Entradas | Saídas |
|---|---|
| Receita produto A | Funcionário A |
| Receita produto B | Funcionário B |
| Receita produto C | INSS |
| Fornecedor C | |
| Fornecedor D | |
| Contas de água, luz, internet, telefone, etc | |
| Aluguel do galpão |
Faça esse exercício por alguns minutos e só passe para a próxima etapa quando tiver registrado todas as entradas e saídas de caixa.
Categorize todos os lançamentos
Agora que nós temos registrado todos os lançamentos, precisamos apenas categorizá-los de uma maneira que fique claro o destino dos mesmos.
Imagine fazer uma planilha com uma aba para cada pagamento de funcionário ou fornecedor?
Seria um trabalho minucioso e que levaria muito tempo para um processo que precisa ser simples e dinâmico.
Então crie categorias para cada um dos lançamentos que você registrou.
Criei essa tabela para te ajudar a visualizar.
| Entradas | Saídas |
|---|---|
| Receitas | Funcionários |
| Impostos | |
| Fornecedores | |
| Demais Custos e Despesas |
Pronto, agora temos uma visão do entra e do que sai do caixa da empresa.
Reúna os valores lançados
Definidos os valores que vão ser analisados no fluxo de caixa e a periodicidade, basta acompanhar os valores que vão ser lançados no período analisado.
Como no exemplo abaixo:
| Dia da Semana | Data | Saldo Inicial | Receita | Impostos | Fornecedores | Funcionários | Demais Custos | Saldo do dia | Saldo Final |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 2ª | 01/Jan | 10.000 | 3.000 | 600 | 1.500 | 3.000 | 900 | -3.000 | 7.000 |
| 3ª | 02/Jan | 7.000 | 1.500 | 0 | 3.000 | 1.500 | 300 | -3.300 | 3.700 |
| 4ª | 03/Jan | 3.700 | 6.000 | 0 | 0 | 0 | 1.500 | 4.500 | 8.200 |
| 5ª | 04/Jan | 8.200 | 1.000 | 1.500 | 5.000 | 0 | 100 | -5.600 | 2.600 |
| 6ª | 05/Jan | 2.600 | 500 | 0 | 2.500 | 0 | 350 | -2.350 | 250 |
| Sáb. | 06/Jan | 250 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 250 |
| Dom. | 07/Jan | 250 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 0 | 250 |
| Total | 12.000 | 2.100 | 12.000 | 4.500 | 3.150 |
Precisamos apenas manter sempre atualizados os valores para ter um maior controle.
3 Dicas para otimizar o caixa da empresa
Agora que nós sabemos como criar uma estrutura para controlar o caixa, separei algumas boas práticas que podem ter ajudar a otimizar o caixa da sua empresa.
Mas antes, separei também um vídeo do canal da Preço Certo no YouTube, sobre controle do fluxo de caixa.
Dê uma olhada!
Agora vamos às dicas!
Evite pagamentos à vista
Pagar à vista é um hábito que muitos empresários e empresárias possuem, ainda mais quando são estimulados por algum desconto especial.
Pode até parecer tentador, pelo ponto de vista do lucro, mas para o caixa não é tão interessante assim.
Imagine tirar R$10.000,00 hoje da sua conta para pagar um estoque e só contar com esse dinheiro após realizar todas as vendas?
Pode ser que leve 30, 60, 90 dias ou mais para receber esses valores, ou seja, o saldo do caixa vai cair e as receitas não vão dar conta.
É nessas horas que pode aparecer algum boleto a ser pago e ao olhar para o caixa, o(a) empreendedor(a) não sabe o que fazer.
A mesma lógica se dá para os pagamentos que podem ser postergados até uma data limite.
Foque em evitar que o dinheiro saia da conta para ter um maior controle do caixa.
Adiante recebíveis
Nessa dica, nós precisamos focar em buscar formas de trazer o dinheiro mais rápidamente para a conta da empresa.
O adiantamento de recebíveis é um recurso que pode nos ajudar, além de meios de pagamento que possuam o mesmo objetivo, como boletos.
Caso você aplique essa estratégia, não esqueça de levá-la em consideração na precificação de produtos.
Leia também: Como precificar um produto?
Otimize o estoque
Imagine comprar 1.000 unidades de um determinado produto e só conseguir vender apenas 100 unidades?
As outras 900 unidades ficarão paradas dentro do galpão da empresa, sem nenhuma previsão de quando será possível vendê-las.
Em outras palavras, fizemos uma compra que podia ter sido muito menor e isso significa também que gastamos muito mais do que deveríamos.
Esse exemplo é muito comum no varejo e acaba por deixar milhares de empresas com estoque congelado.
Portanto estude o estoque da sua empresa, calcule o giro de estoque da mesma a fim de entender se é possível otimizar as suas compras e em quanto.
Vou deixar a nossa calculadora de giro de estoque para te ajudar nesse processo.
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Planilha para fazer o Controle de Caixa
Para finalizar essa conversa, te convido a conhecer a nossa planilha de controle financeiro.
Com ela, você conseguirá fazer o controle de caixa da sua empresa de forma simples e prática.
