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Controle de custos: como utilizar esse recurso de maneira eficiente?

07/07/2016

Controle de custos

Para ter um bom gerenciamento do negócio é necessário que o empreendedor tenha conhecimento das finanças da empresa e ter controle de custos.

Diversos são os recursos que podem ser usados para isso, como controle de caixa, planilhas de funcionários, de vendas e de custos.

Todas essas ferramentas possibilitam identificar problemas e ajustá-los, evitando grandes prejuízos.

Abordando especificamente a planilha de custos, é importante que o empreendedor saiba que essa não é apenas uma planilha de controle financeiro, mas uma ferramenta que permite inserir todas as variáveis que impactam no orçamento organizacional.

Quer saber como aplicar a planilha de custos de maneira eficiente? Continue com a gente!

 

Como gerir custos

Toda gestão de custos precisa considerar três situações vitais para qualquer negócio. São elas: gestão financeira mensal, orçamento anual e planejamento de novos investimentos.

  • Gestão financeira mensal

Também conhecida como gestão do fluxo de caixa, a gestão financeira mensal exige o controle de todos os pagamentos e recebimentos a serem feitos. Assim, devem ser considerados os seguintes elementos:

  1. Plano de contas (criação de classificações e códigos para todas as entradas e saídas de recursos financeiros, com dados organizados de forma lógica);

  2. Lançamentos pagos e não-pagos;

  3. Lançamentos consolidados;

  4. Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE, comparação de custos, receitas e despesas, apresentando o resultado líquido em determinado período).

Além disso, é importante que a planilha tenha gráficos financeiros para facilitar a análise.

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  • Orçamento anual

O orçamento anual permite ter uma visão mais ampla da saúde financeira da empresa. Além disso, o orçamento anual serve como referência para as metas operacionais. Mas o que o orçamento anual deve conter?

O histórico de gastos, dados sobre o que está previsto e o que efetivamente foi alcançado, tanto em relação às despesas quanto às receitas. Além disso, também é recomendado inserir gráficos que facilitem a análise das informações.

  • Planejamento de novos investimentos

A outra forma de gerir custos é por meio do planejamento de novos investimentos. Nessa prática estão incluídas a cotação de preços e a projeção de cenários diferenciados.

Por isso, ao fazer o planejamento, é necessário levantar os custos, fazer cotações em cinco empresas diferentes, fazer previsões de acordo com referências existentes no mercado e prever diferentes cenários. Gráficos também podem ajudar na análise.

 

Como montar a planilha de custos

Para montar uma planilha de custos é necessário realizar algumas etapas, fazendo o levantamento dos custos fixos, das despesas não previstas, das fontes de receitas, entre outros elementos.

Além disso, é importante frisar que a coleta de dados precisa ter um equilíbrio, ou seja, não pode ser muito superficial nem muito detalhada.

O objetivo é obter informações úteis e evitar acumular dados desnecessários. Veja a seguir três etapas que facilitarão o trabalho.

  • Analise a empresa

Antes de começar a elaborar a planilha de custos, é preciso analisar a empresa.

Determine o período para o qual a planilha servirá e faça uma verificação de tudo o que será recebido e pago.

Considere as despesas fixas, as previsões de gastos, possíveis reajustes, impostos, despesas com folha de pagamento, melhorias na estrutura da organização, etc.

  • Anote as fontes de receita

Todas as fontes de receitas que a empresa dispõe devem ser verificadas e anotadas.

Esse dado é importante porque define quanto pode ser gasto e como os recursos financeiros serão aplicados.

Outra informação que poderá ser delimitada é a cobrança pelos produtos e serviços, ou seja, os preços que serão praticados.

  • Elabore a planilha

Com todos esses dados em mãos, comece o processo de elaboração da planilha de custos. Você pode optar por fazer em uma planilha em Excel ou já utilizar um modelo existente, adaptando-o conforme as necessidades da sua empresa.

Para facilitar, você pode usar um software que traz resultados melhores que uma planilha de custos. Assim, poderá inserir os dados relativos às suas finanças, simular resultados, analisar os dados e, consequentemente, ter mais lucratividade. Acesse o Preço Certo e acompanhe seus custos mensais.

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