A gestão de empresas da atualidade está passando por um momento em que, mais do que nunca, é possível realizar a otimização de uma série de atividades organizacionais.
Tais otimizações permitem que tantos os gestores quanto os colaboradores de uma empresa possam passar mais tempo focando suas atividades em assuntos estratégicos e importantes.
Assim, menos tempo é gasto com problemas operacionais de um negócio. Portanto, nos dias de hoje, soluções automáticas estão sendo cada vez mais usadas pelas empresas, oferecendo maior rendimento de um trabalho.
O artigo a seguir irá abordar o conceito de sistema de cobrança, um dos serviços de automação que vêm sendo mais utilizados pelo mercado.
O que é um sistema de cobrança?
Um sistema de cobrança consiste, basicamente, em uma plataforma na qual é possível realizar o recebimento do pagamento de clientes de uma determinada empresa. Com isso, torna-se possível:
- O agendamento de cobranças;
- A realização de consultas;
- O controle de contas a pagar e a receber;
- A utilização do saldo para a quitação de dívidas.
Dessa maneira, um sistema de cobrança permite que os pagamentos se tornem menos burocráticos e mais rápidos para diversos tipos de empresas, desde as mais pequenas até grandes companhias.
Além disso, vários segmentos podem fazer uso dos sistemas de cobrança, como é o caso de uma empresa que realiza o conserto de ar condicionado, por exemplo, a qual pode utilizar uma série de ferramentas para receber o dinheiro de clientes.
Geralmente, os sistemas de cobrança de um estabelecimento são acompanhados por máquinas de cartões capazes de aceitar qualquer bandeira.
A importância de um sistema de cobrança
Os sistemas de cobrança ganharam bastante atenção das empresas de hoje em dia. Segundo dados do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística), aproximadamente 55% das famílias brasileiras possuem algum tipo de dívida.
Ademais, com a atual crise econômica, uma empresa que realiza eventos, por exemplo, e que contrata serviços de outra, como uma empresa de limpeza para eventos, estão precisando da renegociação de dívidas para que o crescimento econômico não cesse.
Diante dessa realidade, as organizações estão investindo no desenvolvimento de sistemas de cobrança para que ações como a cobrança e a negociação de dívidas se tornem totalmente automáticas.
Isso facilita o controle financeiro de uma empresa, como, por exemplo, bancos, varejos, empresas de telecomunicações e e-commerces no geral.
Existem outras vantagens proporcionadas pelo uso de um sistema de cobrança: a redução de casos de inadimplência, a automatização dos processos de cobrança, diminuição de atrasos em pagamentos, agilidade nas cobranças e nos pagamentos, redução de custos gastos em logística, entre outras.
Dessa maneira, uma empresa que vende móveis para cozinha pequena, por exemplo, consegue evitar que a inadimplência de seus clientes prejudique o seu estabelecimento. Portanto, serão apresentadas as estratégias digitais que podem ser aplicadas à sistemas de cobrança para a otimização do serviço.
1) As plataformas para negociação de dívidas
É possível que uma empresa desenvolva sites onde os usuários podem realizar acordos através da internet, permitindo a visualização de propostas oferecidas pelas empresas credoras. Assim, um inadimplente pode escolher a proposta que mais se adequa a sua situação financeira.
Por exemplo, se o cliente de uma empresa de transporte de cargas não consegue efetuar o pagamento do serviço contratado, ele pode parcelar a dívida na quantidade de parcelas que for mais confortável.
Além disso, dentro de tais plataformas, pode-se escolher o número de parcelas e a data de início para os pagamentos serem feitos, proporcionando propostas mais vantajosas de acordo com as necessidades do devedor.
Após essa escolha, um boleto de pagamento pode ser enviado através de e-mails ou de mensagens de texto SMS.
2) As mensagens de texto (SMS)
Nos dias de hoje, as mensagens de texto vêm sendo uma forma de cobrança digital mais utilizada pelas empresas. Isso porque os SMS são práticos, baratos e simples de serem enviados.
Outro detalhe importante é que as mensagens de texto podem ser automáticas, garantindo um sistema de cobrança bastante vantajoso para os clientes de uma empresa.
Para explicar o funcionamento desse tipo de cobrança, pode-se pensar no caso de uma empresa que vende banner promocional, por exemplo. Tal estabelecimento pode enviar SMS para devedores com o intuito de alertá-los a respeito de visitas que precisam ser feitas para a negociação de uma dívida em aberto.
Ou também as mensagens de texto podem ser utilizadas para enviar links de acesso ou códigos de barra que permitem a visualização de uma segunda via de um boleto de pagamento.
3) O WhatsApp
O WhatsApp vem crescendo como uma das maiores ferramentas de comunicação existentes. Ou seja, existe um número colossal de pessoas que passam os seus dias se comunicando através de tal aplicativo, abrindo portas para novas oportunidades empresariais.
Por meio do WhatsApp, é possível realizar o envio de mensagens profissionais, totalmente padronizadas e, em alguns casos, automáticas.
Isso evita que ocorram desconfortos ou constrangimentos recorrentes quando a cobrança de uma dívida é feita pelo telefone.
Essa forma de abordagem é vista como a mais agradável e menos invasiva, favorecendo o êxito durante a recuperação de crédito das empresas.
Além disso, se um organizador de festas e eventos negocia a sua dívida com uma montadora de stands através do WhatsApp, por exemplo, essa pessoa criará uma visão positiva a respeito do avanço tecnológico da empresa.
4) O e-mail
Através do e-mail, pode-se realizar a cobrança de devedores por meio de lembretes automáticos enviados poucos dias antes de uma dívida vencer. Dessa maneira, existem poucas chances dos devedores esquecerem os prazos.
Além disso, o e-mail enviado por uma empresa que oferece o serviço de aluguel de tenda para festa, por exemplo, permite que os boletos a respeito das dívidas e os seus valores possam ser gerados tanto em PDF quanto em HTML.
5) Os chatbots
Os chatbots são considerados robôs digitais capazes de gerar uma conversação entre clientes e empresas. Dessa maneira, torna-se possível que dúvidas sejam tiradas de maneira rápida, prática, durante 24 horas e sem a necessidade de um atendente.
Assim, os chatbots, quando utilizados dentro de sistemas de cobrança, oferecem vantagens como: rapidez nas negociações, redução de custos de quase 95% e retornos cerca de sete vezes maiores do que o investimento feito.
Além disso, os chatbots podem ser considerados sustentáveis, já que eles economizam recursos como papel, energia, computadores para funcionários, entre outros itens.
Um detalhe interessante é que, muitas vezes, a conversação desenvolvida pelos chatbots de uma loja de varanda de vidro, por exemplo, ocorre de um modo tão natural que ocorre dos clientes de uma empresa confundirem tais softwares com atendentes reais.
Dessa forma, um chatbot pode informar os usuários de um site sobre informações do débito, envio do boleto para e-mails, opções de pagamento e telefones para contatos. Assim, ao facilitar e simplificar as cobranças de clientes, uma empresa é capaz de angariar uma credibilidade maior.
Por essa razão, é muito recomendado que as organizações estejam presentes em diversos canais de comunicação, tais como os citados acima.
Isso fornece uma credibilidade maior ao redor de uma marca, desenvolvendo relacionamentos pautados em confiança entre empresas e consumidores. Estes, por sua vez, aproveitam as diversas opções de comunicação de acordo com as suas preferências.
Por que efetuar cobranças digitais e não tradicionais?
Uma diferença crucial existente entre os métodos de cobranças digitais e os tradicionais (conhecidos como analógicos) é o modo como a cobrança é feita. Enquanto os canais digitais podem fazer uso de todas as ferramentas citadas acima, os canais analógicos de cobrança eram constituídos, basicamente, pelo envio de cartas e de boletos através dos correios.
Além disso, existem outros detalhes que valem a pena serem citados:
- O modo de cobrança digital é mais econômico no sentido financeiro;
- Os sistemas de cobrança digitais são mais velozes em relação aos métodos de cobrança tradicionais;
- Por meio dos canais digitais é possível obter um contato mais direto entre empresas e consumidores, algo que não acontece nas cobranças feitas pelos correios.
Tendo em vista as informações abordadas acima, verifica-se que as estratégias digitais dentro dos sistemas de cobrança estão se tornando uma tendência dentro do mercado.
Tudo isso é decorrente das diversas vantagens que tais ferramentas proporcionam para as empresas, independentemente do segmento e do tamanho.
Dessa maneira, torna-se possível potencializar os resultados de um negócio através da minimização dos casos de inadimplência entre clientes.
Portanto, sistemas específicos para a cobrança de dívidas oferecem grandes resultados para as empresas.
Esse texto foi originalmente desenvolvido pela equipe do blog Guia de investimento, onde você pode encontrar centenas de conteúdos informativos sobre diversos segmentos.
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