Administrar um pequeno negócio ao contrário do que se pensa, não é uma tarefa fácil, daquela “mamão com açúcar”, pelo contrário, pode ser bastante desafiador, o que leva muitos empreendedores a enfrentarem dificuldades no momento de gerir suas empresas.
Isso pode se dar tanto pela falta de conhecimento em certas áreas (finanças e marketing, por exemplo), quanto pela falta de tempo para dedicar-se a essas demandas.
Apesar de desafiadora, essa tarefa pode ser simplificada com algumas estratégias e ferramentas que quando utilizadas auxiliam grandemente na melhora da gestão do seu negócio, ao mesmo tempo em que simplifica e otimiza os processos internos.
Isso pode ser a chave que garante o sucesso do seu empreendimento e não é uma força de expressão ou exagero dizer isso!
Isso porque uma gestão eficiente da empresa ajuda a aumentar a produtividade, reduz custos… e como consequência, o aumento da lucratividade ocorre paralelamente a essas ações.
Mas para que isso se efetive de forma plena, é preciso que se tenha uma visão estratégica acerca do negócio, sem descuidar das demandas do mercado, além de poder contar com uma equipe treinada e super motivada, alinhada aos valores e objetivos do seu negócio.
Pensando na amplitude dessa tarefa, no post de hoje vamos abordar:
- As principais etapas envolvidas na gestão de um negócio;
- A importância de ter uma gestão simples e organizada;
- Como simplificar a gestão;
- Dicas práticas para tornar gestão empresarial mais simples;
- E muito mais!
Tem muito conteúdo valioso que vai te ajudar a melhorar a administração da sua empresa de forma simples, para que aquela hora de gerir o negócio não seja mais algo que tire o seu sono.
Principais etapas envolvidas na gestão de um negócio
Quando se fala em gestão de um negócio, temos cinco etapas principais que não devem em hipótese alguma serem ignoradas. São elas:
Estabelecimento de metas e objetivos
Estabelecer metas é esclarecer a visão do negócio, de forma que esta etapa consiste em:
- Definir os objetivos de curto e longo prazo;
- Identificar o processo que será realizado para alcançar os objetivos propostos;
- Personalizar o processo de acordo com a equipe de trabalho;
- Tornar as metas e objetivos conhecidos por todos os funcionários.
Durante o processo é preciso avaliar se os objetivos são detalhados, se estão dentro da realidade do negócio e se correspondem aos valores da sua visão empresarial.
Análise da gestão estratégica
A análise é parte fundamental, já que as informações obtidas nessa etapa irão balizar os dois estágios seguintes. Então aqui é feita uma coleta de informações e dados que são importantes para a empresa alcançar os objetivos.
A análise estratégica precisa entender as necessidades do negócio através de estratégias e iniciativas que ajudem o negócio a crescer.
Busque elencar qualquer problema externo ou interno que porventura possa afetar as metas e objetivos e não esqueça de identificar os pontos positivos da sua organização e também aqueles mais desafiadores.
Liste também possíveis percalços e oportunidades que possam surgir ao longo da jornada.
Formulação da estratégia
O primeiro passo para a formação da estratégia é a revisão das informações obtidas na análise a fim de determinar quais recursos a empresa possui atualmente que possam auxiliar a atingir as metas e objetivos elencados.
Os problemas da empresa também devem estar em foco, bem como estratégias para resolvê-los. Nessa etapa é fundamental que se desenvolvam abordagens alternativas para cada etapa do planejamento.
Implementação da estratégia
A implementação da estratégia feita com êxito é um passo importantíssimo para o sucesso da empresa, pois esta é a etapa de ação da gestão estratégica. Caso a estratégia geral não funcione de acordo com o esperado, será necessária uma reformulação.
O ideal é que todos na organização tenham clareza acerca de suas responsabilidades e de como precisa estar alinhado ao objetivo geral do negócio. Aqui também são avaliados todos os recursos necessários para que a implementação ocorra com sucesso.
Avaliação e controle da gestão
A etapa de avaliação e o controle incluem ações que meçam o desempenho, que possibilitem uma revisão constante de questões internas e externas e inclusive mudanças e adequações de rota, quando necessário.
Porém, para uma avaliação ser bem-sucedida ela começa com a definição dos parâmetros de medição, que devem refletir as metas estabelecidas na primeira etapa e o progresso deve ser determinado sempre partindo da medição dos resultados reais em relação ao plano criado.
Ao monitorar problemas internos e externos você também permite antecipar reações a mudanças substanciais no ambiente de negócios. Se a estratégia criada não está levando a empresa para a meta estabelecida, é momento de recalcular a rota.
Se as ações ainda assim não surtirem efeitos positivos, recomendamos que se repita o processo de gerenciamento, pois como questões internas e externas estão em constante mudança, todos os dados obtidos neste estágio precisam ser armazenados para que futuramente sejam analisados quando for necessária a criação de estratégias novas.
Por que é importante fazer a gestão do seu negócio de forma simples e organizada?
A organização da empresa é o ponto de partida para seu bom funcionamento e constante evolução. Quando a gestão é muito complicada, desorganizada ou ineficaz, os processos da empresa perdem fluidez, gerando incongruências e dificultando que se atinja os objetivos.
Mesmo um negócio pequeno envolve grande complexidade de informações e processos rotineiros, de forma que simplificar isso é uma alternativa plausível para que a gerência da empresa ocorra de forma mais eficaz.
Com uma gestão simplificada, diversos benefícios incorrem ao negócio. Abaixo, você confere os principais deles.
Redução de custos operacionais
Empresas lidam diariamente com múltiplos processos, inclusive, de caráter burocrático. Porém ao simplificar essas demandas torna-se possível ter um monitoramento mais eficaz da documentação, permitindo que se forneçam as respostas com mais agilidade e evitando desperdício de recursos.
Evita perdas no quesito produtividade
Com as inúmeras demandas diárias, ter processos complicados elevam o tempo necessário para realização das atividades, ocasionando perda de produtividade e utilização do tempo para “apagar incêndios”.
A simplificação atua como uma desatadora de nós, estimulando a produtividade e o ganho de tempo.
Lucratividade aumentada
A simplificação de processos ainda otimiza o controle operacional, resultando em maior produtividade, recursos melhor aproveitados, erros minimizados e aumento geral da eficiência na empresa.
Com isto, a consequência é que o seu negócio amplie a lucratividade.
Leita Também: Como calcular a lucratividade?
Priorização de tarefas
Saber priorizar quais são as tarefas mais urgentes é indispensável nas operações diárias de uma empresa, para que a gestão ocorra de forma otimizada e possíveis lacunas que apareçam sejam solucionadas corretamente.
Melhora da escalabilidade
É justamente esse o maior benefício de simplificar processos em uma empresa. Ter um negócio escalável, ou seja, que se expande sem gerar aumento dos custos de forma proporcional a essa expansão.
Esse é o sonho de qualquer empresa, pois representa o crescimento dos lucros e mostra que os gestores possuem excelente controle dos processos.
Como deixar a gestão da sua empresa mais simples?
Essa pergunta acima já deve estar cutucando seu cérebro, acertei?
Então veja a seguir três procedimentos que são muito efetivos para simplificar a gestão da sua empresa.
Foque na integração das áreas
A integração é o pontapé inicial, a primeira estratégia a ser implementada para facilitar o controle da empresa. Fazer a conexão de todos setores do negócio com um sistema de integração faz com que as informações naveguem entre uma área e outra, acelerando os processos, minimizando erros e proporcionando maior precisão e eficiência acerca do que ocorre na empresa.
Opte pela automatização de tarefas e processos
A automatização de processos e especialmente de tarefas manuais é outro passo importante para simplificar a gestão de uma empresa, pois esse tipo de demanda tende a investir muito tempo da equipe e quando automatizadas, são realizadas de forma rápida e ágil e o melhor, a prova de erros, evitando retrabalhos.
Mantenha as informações centralizadas em um só lugar
Manter em dia inúmeras planilhas offline, ter arquivos salvos em diversas pastas, manter documentos guardados numa gaveta, ou ainda ter vários softwares diferentes para cada área da empresa é algo que dificulta e muito a gestão, além de ser mais dispendioso.
Ao ter todas as informações da empresa agregadas numa única plataforma a redução de custos é visível e de quebra se zera extravios de materiais ou incongruências nas informações.
Dicas para simplificar a gestão do seu negócio
Você já percebeu o quanto é importante que o empreendedor não coloque complicações desnecessárias no processo de gestão, pois isso acomete o negócio de problemas que podem travar seu crescimento.
Agora passamos para as dicas que selecionamos especialmente para tornar o processo de simplificação da gestão da sua empresa efetivo e alavancar o crescimento dela.
1. Reduza falhas e minimize erros humanos
Para se ter uma ideia, pesquisas na área dos negócios apontam que cerca de 59% das inconsistências encontradas são causadas por erros humanos – ou seja, mais da metade! Os estudos também mostraram que cerca de um terço das violações de dados também são provenientes de erros humanos.
Além do custo da reparação de tais erros, que em certos casos pode ser gigantesco, ainda há os problemas gerados “por tabela”, ou seja, derivados do erro. E quando se fala em violação de dados, os problemas e gastos tendem a ser ainda maiores.
Então a dica aqui é reduzir o potencial de erros em sua empresa, simplificando as operações cotidianas e diminuindo o número de entradas manuais a fim de melhorar a operação dos sistemas e incorrer em maior segurança.
2. Opere com dados reais e precisos
Dados inconsistentes, irreais ou incongruentes podem gerar um alto custo. Então seu negócio precisa aumentar a precisão dos dados coletados, remover informações desatualizadas, números incorretos ou registros errôneos de clientes.
A mesma pesquisa citada acima também apurou que dados imprecisos costumam afetar os resultados financeiros de cerca de 88% das empresas em todo o mundo, resultando em uma média de 12% de perda nas receitas das empresas.
Afinal, isso ocasiona gastos excessivos de recursos e de tempo das equipes, pela “simples” imprecisão dos dados.
Eliminar inconsistências de dados e tê-los integrados num único sistema impede informações duplicadas ou imprecisas e auxilia a identificar erros (lembre que mais acima no texto falamos sobre a centralização de informações e como ela simplifica a vida da empresa!) e ainda agiliza e fundamenta melhor as decisões da equipe gestora.
Além disso, também impacta positivamente na economia de tempo e evita perda de recursos na gestão dos dados, pois com a empresa bem administrada, o tempo e os esforços da equipe estarão concentrados nas áreas que estimulam o crescimento.
3. Descomplique a gestão financeira da empresa
Muitos empreendedores possuem dificuldade na parte de gestão e planejamento financeiro do negócio, principalmente quem faz isto através de cálculos mentais, no tradicional lápis e papel ou em planilhas eletrônicas.
Aqui a palavra é descomplicar! Atualmente você pode contar com um software ERP, que é um sistema integrado de gestão que ajuda a organizar a gestão financeira e também a gestão de outros setores da empresa, como: marketing, vendas e RH, controle de estoque e muito mais.
4. Utilize a tecnologia para facilitar o cotidiano
O avanço das ferramentas tecnológicas proporcionou que os negócios se tornassem mais digitais, através do surgimento de ferramentas que atuam com propósito de facilitar o trabalho nas mais diversas áreas das empresas.
O ERP busca facilitar a gestão empresarial, reunindo uma multiplicidade de funções que permitem aos gestores otimizar e simplificar os processos, unificando informações e facilitando o controle de várias ações.
Utilizar um ERP torna possível simplificar a gestão da empresa
As funções de um sistema ERP tornam a gestão do seu negócio muito mais eficiente e simplificada, pois centraliza as informações e fornece dados concretos para os gestores, possibilitando crescimento e lucratividade.
Se você procura unir simplicidade com agilidade e organização com confiança, optar por um sistema assim pode alavancar visivelmente seu negócio.
Aproveite para testar essa ferramenta em seu negócio hoje mesmo!
Ganhe 3 meses de teste grátis do sistema ERP Bling utilizando o cupom #precocerto.
Essa oferta é válida apenas para novas contas e não acumula com outras promoções, ok?